海运订舱需要什么资料？

返回列表 来源：发布日期： 2026.08.19 阅读量：

做外贸出口，海运订舱是绕不开的一环。不少新手商家第一次订舱时，因为资料准备不齐、流程不熟，耽误了船期，还多花了滞箱费、仓租费。这篇文章把海运订舱需要准备的资料和完整流程一次讲清楚，工厂、贸易商、货代都能直接照着做。

一、订舱前必须准备的基础资料

订舱之前，先把下面这几份基础资料备齐，后面能省很多事：

1. 订舱委托书（Booking）：相当于订舱的"申请书"，要写清发货人、收货人、货物品名、毛重、体积、柜型、起运港、目的港、预计出货时间等信息。托书上的信息是后续提单和报关的唯一依据，品名、重量、目的港一旦填错，后面改单要花钱，还可能影响目的港清关。

2. 商业发票（Commercial Invoice）：用于报关和目的港清关，列明货物名称、数量、单价、总价、币种。

3. 装箱单（Packing List）：列明每箱货物的明细，包括箱数、每箱毛重、净重和体积。

4. 销售合同（Sales Contract）：一般贸易出口需要提供，用于报关。

5. 收发货人完整信息：中英文名称、地址、联系方式、税号等，收货人信息必须和提单保持一致。

6. 唛头明细（Shipping Marks）：箱唛信息，方便目的港识别货物。

二、不同环节还需要补充哪些资料

基础资料之外，装柜和报关两个环节还要额外准备：

拖车装柜环节：需要 SO 放舱单（船公司审核订舱后发放，包含柜号、截关时间、码头地址）、提柜委托书或设备交接单（EIR），凭这些单据才能到堆场提取空柜。

报关环节：需要报关委托书、申报要素（品名、HS编码、申报价值等）。海关系统要调取到码头运抵回执后，才会接收报关申报。

三、特殊货物需要额外准备的资料

如果你的货物属于下面这些品类，除了基础资料，还要额外准备对应的单证：

危险品：MSDS（化学品安全技术说明书）、危包证（运输包装使用鉴定结果单）、危险品申请表格，部分船公司还需要非危保函。

带电产品：UN38.3 测试报告、MSDS。

木制品：熏蒸证（IPPC标识）。

食品：卫生证。

品牌货：品牌授权书。

一般化工品：MSDS、鉴定证书、非危保函。

特别提醒：危险品、敏感货千万不要隐瞒申报，一旦被查出，轻则扣柜罚款，重则取消舱位，得不偿失。

四、海运订舱完整流程

资料备齐后，国际海运订舱的完整流程大致分为九步：

第一步询价比价：整理货盘信息（起运港、目的港、柜型、品名、重量、体积、出货时间），发给多家货代或船公司比价，重点确认附加费、截单截关时间、船期时效。

第二步确认运价、锁定舱位：选定合作渠道后签署订舱委托书，确认船司、预计开船时间、截重柜、截单、截放行条等关键时间。旺季舱位紧张，建议提前 7-15 天订舱。

第三步提交订舱委托书：货代凭托书向船公司提交订舱申请。

第四步船公司放舱：船公司审核后出具 SO 放舱单，拿到后第一时间核对柜号、码头、船名航次、截关时间等信息。

第五步安排拖车提柜装货：凭 SO 和 EIR 到堆场提空柜，提柜时当场查验箱体有无破洞、漏水、异味，确认完好再装货。

第六步重柜按时还码头：装好货、封好铅封，在截重柜时限前把重柜送回码头，生成运抵报告。

第七步整理资料报关：递交发票、装箱单、合同、报关委托书等资料，海关放行后才能装船。

第八步配载装船：船公司根据舱单规划舱位，统一配载，集装箱吊装上船。

第九步结清费用、签发提单：开船后 1-3 个工作日船公司出具提单草本，核对无误后结清运费，安排正本提单、电放或 SWB。

五、几个实用的避坑提醒

截关时间提前送柜：尽量在截关前 1 天完成送柜，给报关查验留出缓冲时间，不要卡点申报。

补料信息一字不差：品名、HS编码、重量误差过大容易产生罚金，截单后改单也要收费。

核对 SO 信息：放舱单上的码头、时间如果和实际不符，第一时间联系货代协调修改。

拼箱没有提柜还柜流程：拼箱货直接送到货代仓库集货即可，其余订舱、报关、提单的逻辑和整柜一致。

旺季预留缓冲：塞港、爆仓时建议预留 1-2 天缓冲，提前备好改配方案。

六、找一家靠谱的货代，订舱更省心

海运订舱看似复杂，其实把资料备齐、流程理顺，就能少走很多弯路。如果觉得流程繁琐，也可以把订舱、报关、整柜清关这些环节交给专业的货代公司处理。

威都物流（WINSKY Global Logistics）成立于 2004 年，总部位于广州，专注非洲物流 20 多年，提供国际海运、海运出口、整柜清关、海运拼箱等一站式服务，与马士基、达飞轮船、以星航运等船公司长期合作，舱位有保障，货物破损率低于 0.05%。如果您有海运订舱需求，欢迎在线咨询威都物流，7×24 小时为您服务。